LAS TRAMPAS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: ERRORES COMUNES Y COMO EVITAR CAER EN ELLAS
INTRODUCCIÓN
¿Has intentado alguna vez montar un mueble sin las instrucciones? ¿O quizás has probado una receta nueva sin leerla completamente antes de empezar a cocinar? Si es así, seguramente sabrás que omitir los pasos importantes puede llevar a errores desastrosos. Lo mismo sucede con la contratación pública: saltarte las reglas o no entenderlas completamente puede llevarte a callejones sin salida legales, en lugar del camino dorado hacia un contrato exitoso.
Pero no te preocupes, este artículo está aquí para servirte como tu guía de supervivencia en el intrincado laberinto de la contratación pública. Vamos a iluminar esas esquinas oscuras donde se esconden los errores más comunes y te enseñaremos cómo desviar tu camino alrededor de ellos. Así que ponte cómodo, toma una taza de café y prepárate para evitar las trampas de la contratación pública. ¡Empecemos!
Trampa 1: El Laberinto de la Documentación Incompleta
Imagina que estás en un laberinto lleno de puertas, cada una de las cuales conduce a un contrato público exitoso. Pero, ¡cuidado! Algunas de las puertas están bloqueadas por la falta de documentación. La falta de una firma, un anexo ausente, o un formulario mal completado pueden hacer que te encuentres con una pared. La clave para evitar esta trampa es simple: asegúrate de revisar todos los documentos antes de presentar tu propuesta. Recuerda, las prisas no son buenas consejeras.
La lectura correcta de toda la documentación preparatoria puede evitar que se presenten ofertas incompletas, pues muchas veces las entidades contratantes establecen requisitos en los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas o en sus Anexos. La compresión correcta del pliego, de la documentación preparatoria en su totalidad y la realización de preguntas en la fase de preguntas, respuestas y aclaraciones, en caso de que se encuentren inconsistencias o existan falta de claridad, es indispensable para presentar una buena oferta.
Pero, ¿si a pesar de revisar la documentación cometo un error? No todo esta perdido! En caso errores de forma estos pueden puedan ser subsanados. Su convalidación puede ser requerida por la entidad contratante o el mismo proveedor puede, de oficio, corregirlos. A esto último se le denomina “autoconvalidación”. Ahora bien, los errores de forma están debidamente establecidos en la norma, por lo que previo a remitir una autoconvalidación es indispensable tener claro qué es y qué no es susceptible de subsanación dentro de una oferta. Repasemos brevemente a qué el ordenamiento jurídico determina como errores de forma (es decir que pueden corregirse):
Información que conste en cualquiera de los documentos de la oferta y cuyo hecho que acredita sea anterior a la fecha de presentar la oferta.
Inconsistencias que pueda existir en la oferta, o entre la oferta y la documentación de respaldo.
Aclaración o ampliación de una condición establecida en la oferta que pueda ser poco clara o incompleta.
Cualquier documento que contenga firma manuscrita, cuya subsanación consiste en la suscripción por parte del oferente de la oferta y sus anexos con firma electrónica.
Y aunque el laberinto puede resultar abrumador, la planificación adecuada, asesoría a tiempo, y responsabilidad en la entrega de información, pueden llevarnos a la salida correcta.
Trampa 2: La Caverna de las Expectativas Irreales
Esta caverna es engañosamente brillante, llena de promesas de proyectos masivos y beneficios imposibles. Muchas empresas caen en la trampa de hacer promesas que no pueden cumplir en un intento por ganar un contrato. Pero no te dejes deslumbrar por el brillo de las promesas irreales. Mantén tus pies en la tierra y solo promete lo que puedes cumplir. De lo contrario, podrías terminar atrapado en la caverna, incapaz de cumplir con tus compromisos.
Recordemos que si bien el proveedor del Estado tiene derecho a recibir el precio justo por los bienes, obras o servicios que pueda ofertar; las entidades contratantes tienes la potestad de establecer sanciones por incumplimientos que pueden ir desde a interposición de multas hasta la declaratoria de contratista incumplido (que conlleva 5 años en los que no puede participar en procedimientos de contratación pública). Para evitar las sanciones, es importante que los oferentes estén consientes de los requerimientos de la entidad en su totalidad, de los costos que estos deben asumir para cumplir con el objeto de contratación y los posibles riesgos, por ejemplo, en el caso de importaciones, que puedan acarrear retrasos en la ejecución contractual.
El análisis de costo – beneficio de un proyecto es indispensable previo a la participación en los procedimientos de contratación pública; pues, una vez adjudicado, no hay vuelta atrás. Es importante también entender que los precios ofertados se convierten en inamovibles (excepto en los casos en los que aplique el reajuste de precios); por lo que, considerar todos los gastos que implica la ejecución del proyecto es la diferencia entre obtener beneficios justos y salir a pérdida.
Trampa 3: El Precipicio del Plazo Perdido
Este precipicio se acerca silenciosamente. Puedes estar caminando, confiado, pensando que tienes todo el tiempo del mundo para presentar tu propuesta. Pero antes de que te des cuenta, el suelo se desvanece bajo tus pies y caes por el precipicio del plazo perdido. Para evitar esta trampa, marca todos los plazos importantes en tu calendario y establece recordatorios. No hay nada peor que tener una propuesta perfecta que no puede ser considerada porque llegó un minuto tarde.
Los términos establecidos en los cronogramas de los procedimientos de contratación pública no solo se encuentran publicados en el link del Sistema Oficial de Contratación del Estado -SOCE, sino que también en el pliego. Además, se debe considerar que existe la posibilidad de que la entidad contratante modifique el cronograma del procedimiento; haciendo que sea necesario la revisión constante del SOCE y la comunicación con el equipo de trabajo que permita interactuar de manera adecuado y a tiempo en las distintas fases del procedimiento.
Lo indicado, aplica no solo para la correcta participación de los oferentes, sino en el caso en que se requieran ingresar reclamos o recursos respecto de las distintas etapas y fases de los procedimientos de contratación pública. El contabilizar de manera correcta los plazos determinados por la ley para dichas actuaciones puede ser crucial en el momento de necesidad.
No olvidemos que si el precipicio puede resultar aterrador, la planificación adecuada, el trabajo en equipo y la constante actualización pueden salvarnos de caer en él.
Trampa 4: El Abismo de la Falta de Investigación
El abismo de la falta de investigación es oscuro y profundo, lleno de empresas que no investigaron a fondo los requisitos de participación o las necesidades del organismo contratante. Para evitar caer en este abismo, dedica tiempo a investigar y entender completamente los detalles de cada procedimiento de contratación. Recuerda, en el mundo de la contratación pública, el conocimiento es poder.
Como hemos mencionado previamente, todo se reduce a la lectura adecuada de la documentación precontractual: los términos de referencia o especificaciones técnicas, estudio de mercado, informe de necesidad, los anexos que puedan tener estos documentos, y todo aquello que pueda contener, no solo las bases de participación sino también las condiciones de ejecución del contrato. La documentación precontractual se convierte en un “todo”, correlacionado, que debe entenderse en su integralidad. El conocer aquellos detalles que se han establecido por parte de la entidad contratante pueden ser la diferencia entre una oferta exitosa, o caer en el abismo de falta de investigación.
NO TE PREOCUPES
Cada una de estas trampas puede parecer aterradora, pero con preparación y precaución, puedes navegar por el paisaje de la contratación pública con seguridad y éxito. ¡Buena suerte en tu aventura!
