CÓMO EVALUAR UNA OFERTA Y SOBREVIVIR PARA CONTARLO

EVALUAR OFERTAS: ¿MÁS DIFICIL QUE ARMAR UN MUEBLE DE SUKASA?

Si alguna vez has intentado armar un mueble de Sukasa, sabrás que no siempre es una tarea sencilla, y a veces puede parecer un laberinto de piezas y pasos. En contratación pública, la evaluación de ofertas puede tener cierta semejanza con este desafío. La evaluación no solo varía dependiendo del procedimiento específico que se siga conforme a la normativa, sino que también está profundamente influenciada por las reglas y criterios técnicos que establece la entidad contratante. Al igual que con los muebles, donde cada modelo tiene sus propias instrucciones, en la contratación, cada entidad es la arquitecta de su proceso, lo que puede hacer de la evaluación de ofertas un rompecabezas único en cada caso. ¡Prepárate para entrar en el fascinante mundo de la evaluación de propuestas, que podría ser más desafiante que ese armado de muebles!

ENTENDIENDO EL PROCESO: EL TRUCO ESTÁ EN LOS DETALLES

¿Has oído el dicho "El diablo está en los detalles"? Bueno, en el contexto de la contratación pública, esta frase cobra un significado especial. Así como un mago necesita conocer cada secreto detrás de su truco, al evaluar ofertas, es fundamental entender cada matiz y particularidad del proceso. Las reglas establecidas por la entidad contratante, que a menudo pueden parecer minuciosas o superfluas, son la clave para realizar una evaluación exitosa. No basta con un vistazo superficial; se requiere un análisis meticuloso para garantizar que se cumplan todos los criterios y se respeten las regulaciones.

Para iniciar debemos tener claro que existen tres etapas en el proceso de evaluación:

1. Integridad de la oferta

2. Cumple / No Cumple

3. valuación por puntaje.

No todos los procedimientos llegan a la fase final, pues en Subasta Inversa, Menor Cuantía, Consultoría Directa, Régimen Especial (a excepción del de comunicación social), se califican hasta la etapa de Cumple / No Cumple.

Ahora, todo procedimiento que contempla la evaluación por puntaje debe pasar primero por la etapa de Cumple / No Cumple; ya que no se puede puntuar a las ofertas que no tengan los requisitos mínimos exigidos por la entidad. En esto ahondaremos más adelante.

Entre la integridad de la oferta y la siguiente etapa, existe un paso adicional denominado convalidación de errores (sobre ello nos hemos referido en artículos anteriores), que se asemeja a una segunda oportunidad para el oferente de demostrar que su oferta cumple con lo exigido por la entidad. Esta convalidación tiene sus reglas claras, y sólo puede ser utilizada en caso de errores de forma.

Vamos a repasar las acciones que deben realizarse en cada una de estas etapas:

Integridad de la Oferta:

• Revisión de la entrega de todos los numerales que conforman el Formulario Único de la Oferta.

• Constancia que el Formulario Único de la Oferta se encuentre firmado.

• Usualmente, debe identificarse con un Presenta/ No Presenta, ya que aquí no se ha revisado el contenido de la oferta aún, solo es un “check list” para corroborar que las ofertas estén completas.

• La no presentación del Formulario Único de la Oferta, la alteración de sus numerales para condicionar la oferta y la falta de firma no son convalidables; sin embrago, se pueden enviar a corregir errores de forma como: error en el nombre del procedimiento (cuando del resto de la oferta se entiende que esta participando en el procedimiento adecuado).

• La presentación de los índices financieros, al no ser objeto de evaluación, también se identifica con un Presenta / No Presenta.   

• Se verifica que el Formulario se encuentre suscrito electrónicamente.

Hasta este punto, todo parece un paseo en el parque. Solo listamos lo que se encuentra en el Formulario de la Oferta, sin entrar en sus detalles. Pero, ¡prepárate para el despegue! Porque es en las próximas fases donde realmente llevamos a cabo la evaluación en profundidad. ¡Que comience el verdadero juego!

Cumple / No Cumple:

• En esta fase se determina si la oferta contiene los parámetros mínimos requeridos por la entidad; es la parte más importante de la evaluación ya que requiere de una lectura completa, no solo de la información contenida en los numerales del Formulario, sino de los documentos de respaldo.

• Se debe calificar: experiencia general y específica (excepto para Subasta Inversa y Régimen Especial entre entidades públicas), personal mínimo, experiencia del personal, equipo mínimo, reglas de participación (para Cotización y Licitación), declaración de socios, accionistas o partícipes de una persona jurídica, declaración de beneficiario final, cumplimiento de requisitos para participar en consorcio (de ser el caso), especificaciones técnicas de los bienes, términos de referencia de los servicios, metodología de trabajo, y cualquier otra condición establecida por la entidad (certificados de fábrica, de proveedor único, permisos para actividades, etc.)

• Es importante contrastar lo indicado en el Formulario vs. los documentos de respaldo. Por ejemplo: si en el formulario el oferente indica que tiene 3 años de experiencia en marketing con la empresa XYZ, el certificado que se entregue de la empresa XYZ debe decir que el ofertante tiene ese tiempo trabajando con ellos en esa actividad. 

• Los medios de comprobación de lo que se oferta dependen de lo que haya establecido la entidad; y deben evaluarse tal como se requirió. Por ejemplo: para demostrar el cumplimiento de las especificaciones técnicas del bien la entidad requiere que se adjunte el manual. Si el oferente no adjunta el manual, sino una carta diciendo que cumple con lo requerido, no será válida para acreditar esa condición.

• Las condiciones exigidas en “otros parámetros resueltos por la entidad”, deben ser objetivas. No se puede solicitar parámetros de calidad internacional (ISO) a menos que se haya comprobado que no existen normas nacionales de calidad (INEN). Tampoco pueden exigirse condiciones que son de cumplimiento legal para el desarrollo de la actividad: por ejemplo, que cuente con la LUAE.

• La solicitud de muestras debe hacerse bajo parámetros que permitan la igualdad de participación, siempre y cuando se establezca, a través de un instructivo creado por la entidad y que debe anexarse al procedimiento, cómo van a calificarse dichas muestras.

• Con un solo contrato se puede acreditar la experiencia general y la experiencia específica; siempre que acredite lo que se ha requerido para experiencia específica. Por ejemplo: la entidad requiere como experiencia general 30,000 USD en ventas, y como específica 15,000 USD en ventas de maquinaria de agricultura. Si el oferente presenta un contrato por 45,000 USD en ventas de maquinaria agrícola, con ese mismo contrato se hace valer ambas experiencias.

Puntaje:

• Para avanzar a esta etapa, el oferente debe cumplir con todos y cada uno de los requisitos mínimos exigidos por la entidad. Basta con el no cumplimiento de alguna condición, para que se descalifique la oferta y no acceda al puntaje.

• Solo puede establecerse puntos para acreditar condiciones superiores a los mínimos requeridos. Por ejemplo: Se requiere que el agente de ventas (personal mínimo) tenga experiencia de 2 años en ventas. En este caso se deberá puntuar la experiencia en ventas de dicho agente, que supere los 2 años (es decir desde 2 años 1 día puede obtener puntos). No puedo, por ejemplo, ponerle puntaje, si presenta experiencia en gestión de proyectos, ya que no tiene relación con el requisito mínimo; o, puntuar la experiencia de otro miembro del personal, que no corresponda al de agente de ventas.

• Las condiciones de “otros parámetros resueltos por la entidad”, para poder puntuarse, deben considerar condiciones adicionales a las mínimas requeridas. Por ejemplo, si en estos parámetros la entidad contratante requiere que cuente con una Norma INEN, no puede puntuar otra norma INEN, o que tenga más tiempo dicha certificación.

• Las muestras, por principio, no son sujeto de calificación por puntaje; pues no se encuentran condiciones que puedan acreditar que sean superiores a lo mínimo requerido.

Ahora, con una idea general de las etapas de evaluación existentes, es importante establecer una guía paso a paso para sobrevivir a la evaluación de las ofertas en contratación pública, que describiremos a continuación:

1.  Revisar si el Formulario de la Oferta se encuentra completo, tanto aquel que arroja el MFC como el Formulario que se encuentra publicado en la página del SERCOP (recordemos que la herramienta no está actualizada con los cambios normativos y que el SERCOP exige que se presenten los formularios 1.1 y 1.3 aparte). Si no se presentan estos formularios aparte, será causal de descalificación conforme se ha pronunciado SERCOP en varias ocasiones.

2. Revisar que la oferta se encuentre firmada electrónicamente y que esta firma sea validable a través del aplicativo FIRMA EC. La falta de firma del Formulario (no sus anexos sino del formulario) es causal de descalificación.

3. Verificar la habilitación en el RUP del oferente. Si no se encuentra habilitado, deberá ser descalificado (esto incluye los estados: pasivo y suspendido).

4. Revisar, atentamente, que el número 1.3 del Formulario de la Oferta, de declaración de socios, accionistas o partícipes, declaración de beneficiario final, sea el formulario actualizado. Para ello, se recomienda descargar los modelos de Formularios publicados por el SERCOP en su página web, correspondientes a cada procedimiento. Adicionalmente, se deberá constatar que las declaraciones estén realizadas correctamente. Por ejemplo: que en caso de consorcios todos los consorciados firmen la declaración de beneficiario final, no solo el procurador común.

5. Identificar, de uno en uno, el requerimiento de la entidad. Por ejemplo, revisar el pliego y el TDR o Especificación Técnica, en el que se determine el monto de experiencia general o específica y los medios de comprobación (contratos, actas, certificados).

6. Identificar en la oferta y sus anexos, el cumplimiento de los requisitos, tanto en el Formulario como en sus anexos. Por ejemplo: en el Formulario el oferente indica que cuenta con el personal mínimo de gerente de proyecto, y lo identifica con los nombres completos. Se deberá buscar en los anexos la Hoja de Vida, los títulos que se hayan solicitado, los certificados o contratos que acreditan la experiencia que el oferente dice que tiene ese personal.

7. Verificar que, en la oferta económica, en los casos de precios unitarios, coincida el valor final con el precio unitario y las cantidades ofertadas. Revisar que el detalle de los ítems sea igual al de las especificaciones técnicas o términos de referencia.

8. Para el puntaje, diferenciar aquellos requisitos que sirvieron para la etapa de cumple / no cumple, de aquellos que se van a puntuar. Por ejemplo: para la experiencia puntuada, hacer la distinción entre los contratos o montos de un contrato que sirvieron para acreditar el mínimo requerido, con aquellos que van a servir para la puntuación. Recordemos que un solo contrato puede servir para el mínimo y el puntaje, si su valor sobrepasa el monto mínimo requerido. Por ejemplo: se pide como experiencia general mínima que el oferente presente al menos un contrato con un monto de 15,000 USD. Si el oferente presenta un contrato por 30,000 USD, califica el mínimo (cumple) y se puntuará a partir de 15,001 USD (no por el total de los 30,000USD).

9. Verificar si el bien requerido se encuentra bajo el principio de vigencia tecnológica (vehículos, equipos de impresión, equipos informáticos, equipos médicos), en cuyo caso se deberán calificar los requerimientos para estos bienes como: la determinación de la vida útil del bien, la determinación de los mantenimientos preventivos y su cronograma, la existencia de talleres para mantenimientos, etc.

¡Atención, valientes evaluadores de ofertas, tenemos algunas reglas de oro para compartir! Recuerden, no se dejen llevar por el ímpetu del momento y terminen exigiendo a los oferentes más de lo que los pliegos de condiciones estipulan. Eso sería como pedirle a un mago que revele sus trucos: ¡un verdadero no-no en el manual del evaluador! Y en cuanto al informe de evaluación, debe ser claro y detallado, explicando el 'por qué' detrás de cada puntaje otorgado, sin dejar espacio para dudas.

Sí, evaluar ofertas puede ser tan impredecible como un partido de fútbol en tiempo extra, y sí, los oferentes a veces nos lanzan curvas inesperadas. Pero, incluso en medio de esta adrenalínica partida, los lineamientos que hemos compartido actúan como nuestro manual de jugadas estratégicas, apoyando a las Comisiones Técnicas y a los delegados en esta crucial fase.

¡NOS FALTA UNA PIEZA!: CÓMO EVITAR LOS ERRORES COMUNES EN LA EVALUACIÓN

En este viaje de evaluación – una de las etapas más duras del procedimiento precontractual-, es posible que nos abrumemos con tanta norma o regla, con la cantidad de ofertas o el volumen de la información que podemos recibir. Para evitar, al máximo posible cometer errores, debemos tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Identificar claramente los documentos de la oferta adecuadamente, tanto el formulario como sus anexos: Existen oferentes que son muy ordenados y que pondrán nombre y números correspondientes a cada anexo de tal forma que su evaluación sea más fácil. Sin embargo, también tendremos oferentes que subirán los documentos sin un adecuado detalle, lo que podrá ser un problema al momento de evaluar. En este caso, es recomendable crear carpetas por oferente y por condición que acredita; incluso, manejar tablas en Excel para identificar los documentos puede ayudar a su organización.

2. Convalidación de errores: para una adecuada evaluación se debe tener claro qué es y qué no es convalidable; ello evitará una calificación o descalificación inadecuada y posteriores reclamos al respecto. Al respecto nos hemos referido en artículos anteriores.

3. Contar con el tiempo suficiente: si bien ciertas contrataciones y ciertas épocas del año exigen que los cronogramas se acorten al máximo, es importante contar con el tiempo suficiente para revisar cada detalle de la oferta. No esperemos al último día para revisarla y completar el informe de evaluación, ello puede hacerse de manera periódica para evitar represar el trabajo.

4. Documentos actualizados: es necesario contar con el apoyo del área jurídica o de compras públicas para corroborar que los formularios presentados por el oferente sean actualizados, y que la normativa que se usa para la calificación lo sea también. Existen casos en los que se ha descalificado a oferentes con base en normativa derogada, que han llevado a reclamos y hasta a declaratoria de desierto del procedimiento, siendo un retroceso en cuanto al cumplimiento de los objetivos institucionales.

5. Revisar la documentación completa: muchas veces los oferentes acreditan el cumplimiento de alguna condición a través de varios documentos; por ello, es importante revisar todos y cada uno de los anexos remitidos. Por ejemplo: para acreditar el cumplimiento de alguna especificación técnica de un bien, el oferente puede presentar el manual en el que se indiquen ciertas condiciones y la ficha técnica del bien en donde consten otras, de tal forma que la revisión de ambos documentos determinará si el bien ofertado es lo que la entidad requiere.

6. Revisión de firmas: los documentos que contienen firma manual deben contar con la certificación del oferente través de su firma electrónica. Los documentos que tienen firma electrónica deben entregarse aparte, no en un solo PDF con los documentos con firma manual, y no deben ser suscritos por el oferente (ya que ello invalida el documento).

7. Experiencia nacional: conforme los modelos de pliegos emitidos por SERCOP, la experiencia es válida únicamente cuando se haya realizado la actividad requerida en el territorio nacional. Si se presenta un documento que acredite experiencia en el extranjero, éste no debe tomarse en cuenta. Existen dos excepciones a esta regla: i) que la máxima autoridad o su delegado, con anterioridad a lanzar el procedimiento, hayan establecido y justificado técnicamente que no existe experiencia suficiente en el Ecuador, realizada por dos o más proveedores, respecto de lo que se ha requerido; ii) que el oferente sea un consorcio (o compromiso) y que el comprometiente que provea el financiamiento en un porcentaje igual o mayor al 60% del valor del objeto contractual sea extranjero. Esta segunda opción no es válida para los procedimientos de consultoría. 

8. La oferta económica es tan importante como la oferta técnica: hay que prestar tanta atención a los valores unitarios, totales, descripción y cantidades ofertadas en la parte económica, como al cumplimento de la oferta técnica. Si no nos fijamos en esta parte, puede que se establezcan condiciones distintas a las requeridas que pueden llevar a la baja del procedimiento.

La posibilidad de equivocarnos en la etapa de evaluación nos lleva al momento de tensión cuando, armando un mueble, descubres que falta algo esencial. En la evaluación de ofertas, cada detalle. Pero no temas, con atención y siguiendo las reglas, no solo completarás la meta, sino que te unirás al club de los que sobrevivieron a la temida evaluación de ofertas.

¡LO HAS LOGRADO!: SUPERANDO UN PROCESO DE EVALUACIÓN DE MANERA EXITOSA

¡Felicidades, sobreviviente de la evaluación de ofertas! Has navegado a través de los requisitos, esquivado los icebergs de las subjetividades, y llegado a tierra firme con un conocimiento más profundo y una experiencia invaluable bajo el brazo. No fue un simple paseo en el parque, ¿verdad? Pero lo lograste con destreza y perspicacia. Este viaje te ha equipado con las herramientas para no solo sobrevivir sino prosperar en futuras evaluaciones. Recuerda, cada oferta es un nuevo mundo y cada evaluación, una aventura. Mantén siempre en alto tus conocimientos, tu atención al detalle, y estarás más que preparado para enfrentar y triunfar en las próximas odiseas de evaluación que te esperan.