TRAS BAMBALINAS: LAS AUDITORÍAS Y CONTROLES POST-CONTRATACIÓN
LUCES, CÁMARA, ¡AUDITORÍA! - LA NECESIDAD DE CONTROLES POST-CONTRATACIÓN
Al igual que una gran producción cinematográfica, la contratación pública no termina con la firma del contrato o la entrega de un bien o servicio. Es allí, en la "post-producción", donde realmente comienza el desafío de asegurar que todo se haya hecho correctamente. Las auditorías actúan como esas luces brillantes y cámaras inquisitivas que se adentran detrás de las escenas, buscando cada detalle del proceso. Es vital comprender que en un sistema donde se manejan recursos públicos y se toman decisiones que afectan a la colectividad, la necesidad de controles es imperativa. Estos garantizan que no solo se cumpla con las normativas, sino que también se salvaguarde la integridad del sistema y se promueva la rendición de cuentas. Estos controles post-contratación no son solo una formalidad, sino una herramienta esencial para garantizar la transparencia, eficiencia y rectitud en el uso de recursos públicos. En este escenario, la auditoría es la directora que exige un rendimiento excepcional, asegurando que el espectáculo de la contratación pública se desarrolle sin errores ni improvisaciones no deseadas.
ELENCO DE PROTAGONISTAS - LOS PRINCIPALES ACTORES EN EL PROCESO DE REVISIÓN Y CONTROL
Dentro del gran escenario de la contratación pública, no solo las acciones son vitales, sino también quienes las ejecutan. Al levantar el telón de los procesos de revisión y control, nos encontramos con un elenco estelar que juega roles cruciales en esta obra de transparencia y eficiencia. Conozcamos a estos protagonistas y su papel en esta importante función.
Para iniciar, es importante tomar en cuenta que existen varios actores en el Sistema Nacional de Contratación Pública, que no se limitan a los entes de control, y que son los siguientes:
Las entidades contratantes: encargadas de generar la necesidad de bienes, obras o servicios, y que llevan adelante los procedimientos de contratación pública.
Los oferentes: toda persona, natural o jurídica, asociación o consorcio o compromiso de ambos, que provee los bienes, presta los servicios o ejecuta las obras. Son quienes dan vida al procedimiento de contratación pública, pues un proceso de compra sin ofertas es un proceso fallido.
La ciudadanía: que actúa como veedores de los procedimientos de contratación y deben tener participación activa.
Los entes de control: encargados de revisar los procedimientos y velar por el cumplimiento del ordenamiento jurídico y de los principios del Sistema Nacional de Contratación Pública
Vamos a adentrarnos en un tema clave: las figuras centrales en el escenario de la contratación pública. Tanto entidades contratantes como proveedores del Estado coexisten con varios organismos responsables de supervisar y controlar los procedimientos contractuales, y esto perdura incluso después de haber firmado o concluido un contrato. Estos guardianes del proceso están encomendados a garantizar la adherencia a la normativa, promoviendo transparencia y asegurando la eficiencia del gasto público. Son entidades que, por naturaleza, deberían poseer un profundo conocimiento en contratación pública. Descubramos a estas luminarias del sistema:
1. Servicio Nacional de Contratación Pública -SERCOP
El artículo 10 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y artículo 336 de su Reglamento General de aplicación, le otorgan al SERCOP la competencia para revisar y monitorear los procedimientos de contratación pública en todas sus fases, e incluso evaluar los índices de desempeño.
Pero, sus funciones no terminan en la simple revisión. Este organismo puede, además, emitir “recomendaciones de cumplimiento obligatorio” – si son de cumplimiento obligatorio dejan de ser recomendaciones por simple definición-, suspender procedimientos de contratación, y hasta requerir la declaratoria de procedimiento desierto.
Esta entidad tiene el poder de sancionar, pero ojo, sus sanciones son encaminadas únicamente hacia los proveedores del Estado, pues de las sanciones a las entidades contratantes se encarga otro organismo.
En teoría, sus acciones llegan hasta que se ha suscrito el contrato, entendiendo que su poder de revisión finaliza una vez terminado el procedimiento precontractual. Sin embargo, en algunas ocasiones, las recomendaciones de declaratoria de procedimiento desierto han llegado hasta después de realizada la adjudicación o suscrito el contrato, siendo las consecuencias jurídicas, tanto para las entidades como para los proveedores, realmente nefastas.
2. Contraloría General del Estado
El máximo organismo auditor del Estado. Por mandato constitucional (Arts. 211 y 212 de la CRE), este ente se encarga del control de la utilización de los recursos públicos: de cuyos resultados es capaz de determinar responsabilidades administrativas, civiles y hasta indicios de responsabilidad penal.
Actúa a través de órdenes de trabajo que suponen el inicio de un examen especial. El proceso es largo, y puede durar años (tomado en cuenta las fases de impugnación administrativa y judicial).
Es, por no decir menos, la entidad pública más temida. Su capacidad de sanción abarca no solo a los proveedores del Estado, sino a las entidades contratantes, o, mejor dicho, a sus funcionarios. Su capacidad en el tiempo abarca hasta siete años posteriores a la realización del acto u omisión que es objeto del examen especial. Es decir, si están investigando acciones que pasaron en el 2015, ya no son competentes.
3. Procuraduría General del Estado
El numeral 4 del artículo 237 de la Constitución y el artículo 65 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública le otorga a la Procuraduría General del Estado la capacidad para controla los actos y contratos que celebran las entidades públicas, y declarar la nulidad de un contrato que no ha cumplido con las disposiciones legales. Ello, cuando se le haya informado sobre las causales de nulidad de los contratos: i) aquellas determinadas en la ley (por ejemplo celebrar un contrato con un proveedor suspendido, inhabilitado o pasivo en el RUP), ii) por haber omitido los procedimientos o solemnidades (como por ejemplo la protocolización de un contrato); iii) las adjudicaciones o firma de contratos que celebren quienes no tengan competencia para ello (por ejemplo, el Director Jurídico de una entidad, quien no es máxima autoridad ni delegado de esta, y que firme una resolución de adjudicación o el contrato).
Para sus funciones, utilizan un procedimiento denominado “control de legalidad”, que no se encuentra definido expresamente en la ley, sin embargo, existe un reglamento expedido por el Procurador General del Estado (Reglamento Nro. 8, publicado en el R.O. 460 de 1 de junio de 2011) mediante el cual se expiden las políticas que regulan este tipo de controles. La tramitación y emisión de dichos informes dura máximo 180 días término.
4. La ciudadanía
Como mandante y dueño legítimo de los recursos públicos, la ciudadanía, a través de veedurías o por iniciativa privada, tiene la potestad de revisar y alertar a las autoridades respecto de posibles fallas en los procedimientos de contratación pública. Para garantizar este derecho, es importante cumplir con el principio de transparencia y de rendición de cuentas por parte de las entidades contratantes.
ESCENAS RECURRENTES: ERRORES COMUNES EN CONTRATACIÓN - ANÁLISIS DE LAS FALENCIAS MÁS COMUNES QUE RESALTAN LAS AUDITORÍAS
En Ecuador, la contratación pública es un ámbito que, debido a su complejidad y trascendencia, es susceptible a errores. Los organismos de control, como la Contraloría General del Estado y el SERCOP, prestan especial atención a ciertas inconsistencias y fallos que pueden ocurrir durante estos procedimientos. Algunos de los errores más comunes son:
Falta de Planificación: No contar con una adecuada planificación previa a la ejecución del proceso de contratación.
Documentación Incompleta: Presentación de documentos incompletos, desactualizados o que no cumplen con los requisitos establecidos en los pliegos; incluso en las ofertas que se presentan por parte de los posibles proveedores.
Desacato de los Plazos: No respetar los tiempos y plazos establecidos en las diferentes fases del proceso.
Falta de Transparencia: No publicar o difundir de manera adecuada y oportuna la información relativa a los procesos de contratación.
Evaluación Deficiente: No seguir de manera rigurosa los criterios de evaluación estipulados en la norma y en el pliego, lo que puede llevar a la selección de una oferta no óptima. Incluso, se pueden considerar en este caso el requerimiento de convalidación de errores injustificados o que no corresponden.
Inconsistencias en la Justificación: Falta de argumentación clara y justificada para la adjudicación o desestimación de ofertas.
Modificaciones Irregulares: Realizar cambios en los contratos sin seguir los procedimientos adecuados o sin justificación válida.
Falta de Capacitación: El personal involucrado en los procedimientos de contratación pública no posee la capacitación adecuada, lo que puede generar errores procedimentales.
Conflicto de Intereses: No identificar, declarar o gestionar adecuadamente posibles conflictos de interés entre los participantes y las entidades contratantes.
No Atender Observaciones: Ignorar o no dar respuesta adecuada a las observaciones presentadas por los oferentes u otros actores involucrados.
Estos errores, entre otros, suelen ser foco de atención de los organismos de control ya que pueden comprometer la integridad, transparencia y eficiencia del proceso, y generar potenciales sanciones para las entidades o individuos involucrados.
CORTES Y EDICIONES: LAS CONSECUENCIAS DE LAS AUDITORÍAS - LAS REPERCUSIONES DE NO PASAR UNA REVISIÓN Y CÓMO CORREGIR EL RUMBO.
En el mundo de la contratación pública, las auditorías actúan como el montaje final de una película, donde cada escena es revisada meticulosamente y las que no cumplen con los estándares son eliminadas. Al igual que una edición cinematográfica, las auditorías pueden dar a conocer errores, omisiones o malas prácticas que pasaron inadvertidas en las primeras etapas del proceso. Estas "escenas problemáticas" no solo pueden generar consecuencias legales, administrativas o financieras para las partes involucradas, sino que también pueden afectar la percepción de la transparencia y eficiencia del sistema en su conjunto.
Las repercusiones de no superar una auditoría varían en función de la gravedad y el tipo de irregularidad detectada. Desde sanciones monetarias, pasando por la suspensión temporal o incluso la prohibición de participar en futuros procedimientos de contratación, las consecuencias pueden ser significativas. Más allá de las sanciones tangibles, el daño reputacional puede ser un lastre aún más pesado para las entidades y proveedores. En un sector donde la confianza es primordial, las fallas en las auditorías pueden erosionar la fe del público en general.
No obstante, las auditorías no solo sirven para señalar fallos; también ofrecen una oportunidad invaluable para corregir el rumbo. Mediante las recomendaciones y hallazgos de estas revisiones, las entidades pueden implementar cambios, ajustar procedimientos y capacitar mejor a su personal. Como un director que reedita una escena hasta lograr la toma perfecta, las entidades pueden, y deben, usar las auditorías como herramientas de aprendizaje y mejora continua, asegurando que los futuros actos de contratación sean más robustos, transparentes y en total conformidad con la normativa.
